Planification de gardes.
Amefis respecte toutes vos contraintes

Les médecins se connectent sur console.amefis.be ; les gestionnaires, sur l’adresse dédiée à leur hôpital. Le site amefis.be présente le produit. L’application médecins, où vous consultez votre horaire, encodez vos desiderata et échangez vos gardes, est la même pour tous les médecins, quel que soit leur hôpital : ajoutez console.amefis.be à vos favoris. Le back-office des gestionnaires, lui, est propre à chaque hôpital.

Amefis est un logiciel belge de planification hospitalière. Il génère automatiquement l’horaire de garde d’un service en tenant compte des desiderata, des contraintes d’équipe et personnelles et de l’équité, et vérifie chaque règle du service en direct, à chaque changement. Les médecins encodent leurs desiderata depuis leur téléphone, leur tablette ou leur ordinateur ; l’horaire se publie, s’échange et s’exporte, d’un service à tout un réseau hospitalier.

Oui. Amefis génère automatiquement l’horaire de garde du service à partir de ses règles, des desiderata et des indisponibilités des médecins, et de l’équité suivie sur l’année : gardes, week-ends et jours fériés. L’horaire généré reste modifiable, et chaque modification est évaluée en direct : un conflit apparaît en temps réel, pendant que vous planifiez.

Oui. Amefis vérifie le temps de travail, le repos après garde et les gardes consécutives des médecins spécialistes en formation, au moment où chaque horaire, échange ou absence est encodé. Quand la réglementation change, l’équipe d’Amefis met le logiciel à jour : le service n’a rien à reconfigurer.

Non. Amefis a été construit service par service, dans des hôpitaux belges, avec un objectif : réduire au minimum la charge de travail administrative sans jamais obliger un service à changer son organisation. Contraintes, rôles, droits d’accès et raccourcis d’indisponibilité se paramètrent pour chaque service et chaque équipe, y compris pour des médecins qui travaillent dans plusieurs services.

Oui. Dans Amefis, chaque médecin encode ses desiderata et ses indisponibilités quand il le souhaite, depuis son téléphone, sa tablette ou son ordinateur, et voit ce qui a été accordé. Les échanges de gardes se font directement entre collègues ou passent par une validation, selon ce que l’équipe décide ; chaque échange est évalué au moment où il est encodé.

Non. Amefis se compose de deux applications web : un back-office pour l’hôpital et son administration, et l’application médecins, pensée d’abord pour le téléphone. L’application médecins est une PWA : elle s’ouvre dans le navigateur et s’ajoute à l’écran d’accueil comme une application, sans passer par un magasin d’applications.

En français aujourd’hui. L’anglais, le néerlandais et l’allemand arrivent dès 2027, pour le back-office de l’hôpital comme pour l’application médecins. Le site amefis.be, lui, est déjà disponible dans ces quatre langues. Hors de Belgique, Amefis s’adapte aussi à la réglementation et aux calendriers de chaque pays.

Oui. Amefis a été construit dans des hôpitaux belges, mais s’adapte à d’autres pays, à leur réglementation et à leurs calendriers : hors de Belgique, les règles des médecins en formation suivent la réglementation de votre pays. La démonstration se fait sur un exemple proche des règles de votre service ; il suffit d’indiquer votre pays dans le formulaire de demande.

En quatre étapes. L’équipe d’Amefis rencontre le service pour comprendre ses règles écrites et non écrites, puis les configure avec le chef de service jusqu’à ce que l’horaire colle à la réalité. Amefis génère un premier horaire en parallèle, pour comparer avec la méthode actuelle avant de changer quoi que ce soit. Les médecins passent ensuite sur l’outil, avec un suivi des premières semaines.

Non. L’équipe d’Amefis reprend elle-même les données existantes du service, depuis Excel ou depuis l’outil utilisé jusque-là, et les importe dans Amefis pendant la mise en place. Le service n’a rien à ressaisir, et le premier horaire généré en parallèle se compare directement à la méthode actuelle.

Amefis embarque sa propre messagerie : les courriels se lisent et s’écrivent dans le back-office, sans changer d’outil. Chaque utilisateur y dispose d’une boîte Amefis, et l’établissement peut y raccorder ses propres adresses — son serveur, son nom de domaine — pour que les messages partent à son nom. L’application médecins, elle, reste centrée sur l’horaire.

Les personnes qui développent Amefis. Il n’y a ni centre d’appels ni ticket qui passe de main en main : le support est assuré par celles et ceux qui maîtrisent le produit, qui répondent en connaissance de cause et construisent au besoin une solution sur mesure, aussi vite que possible.

Sur demande. Amefis n’affiche pas de tarif public : chaque établissement reçoit une offre, établie en fonction des services concernés et de leur taille. Le prix est communiqué lors de la démonstration, ou sur demande à [email protected]. La démonstration est aussi le moment d’évaluer ce dont votre service a besoin.

En Europe. Les données qu’Amefis traite pour un service (horaires, desiderata, indisponibilités, équipes et règles) sont hébergées dans l’Union européenne et restent soumises au RGPD. Amefis est une application web : médecins et administration y accèdent depuis leur navigateur ou leur téléphone, et rien n’est installé sur les serveurs de l’hôpital.

Amefis est conforme au RGPD, le règlement européen sur la protection des données. Les données des médecins et des services sont hébergées dans l’Union européenne. Les exigences de protection des données propres à l’établissement sont reprises lors de la mise en place, avec ses exigences de sécurité.

Amefis va au-delà des standards de sécurité actuels et peut en prime s’adapter aux demandes de l’établissement. Les échanges sont chiffrés et les données sauvegardées chaque jour, de façon chiffrée, dans l’Union européenne. L’authentification à deux facteurs peut être imposée à tous les utilisateurs. Chaque utilisateur n’atteint que les services et les fonctions que son rôle lui ouvre, et l’historique des modifications est conservé et auditable. Amefis met en œuvre les exigences de sécurité propres à chaque établissement : elles se discutent à la mise en place.

Avec un compte Amefis. L’authentification est assurée par Amefis lui-même, sans dépendre d’un annuaire externe ni d’un SSO Microsoft. L’hôpital fixe ses règles : longueur et composition des mots de passe, durée des sessions, et double authentification imposée à tout ou partie des utilisateurs. Amefis s’aligne sur les règles internes et les standards de l’établissement.